"/> Nos conseils pour simplifier la gestion des congés et absences

Comment faciliter la gestion des congés et absences ?

Pour qu’une entreprise puisse bien fonctionner, les dirigeants doivent apprendre à gérer la présence et les absences du personnel. Pour faciliter cette gestion, il est important que l’administration de l’entreprise mette en place quelques procédures afin de ne pas se faire surprendre désagréablement par les demandes d’autorisation d’absence ou de congé. À travers cet article, nous vous expliquerons comment gérer efficacement les congés et absences de votre personnel.

Anticiper les demandes de congés

Les ressources humaines enregistrent une forte demande de congé pendant les périodes de fêtes et pendant les vacances scolaires. Bien que cela ne soit pas une surprise, les dirigeants éprouvent des difficultés à gérer ces demandes parce qu’elles se concentrent sur une période fixe. Pour cela, il est important d’anticiper les demandes de congés et d’absences. Les demandes doivent se faire très tôt afin que les managers puissent gérer les absences (congés, RTT, arrêts maladie…) efficacement.

 

Pour cela, les managers peuvent déjà en début d’année demander aux employés la période à laquelle ils prévoient aller en congés. Ceci facilite la planification annuelle des congés et des absences. Le manager doit également prendre en compte les congés de maternité dans le processus d’anticipation. Bien évidemment, on ne peut pas prévoir toutes les absences comme un arrêt maladie par exemple et l’on doit s’y adapter, mais heureusement que ce n’est pas le cas des congés RTT.

Instaurer des règles justes

L’employeur est libre de fixer l’ordre de départ de ses employés en congé. Les collaborateurs ne sont pas souvent d’accord avec le fait que le manager décide à leur place de quand ils iront ou pas en congé. Pour régler cela, il doit mettre en place un certain nombre de paramètres pour le roulement des congés. Il faudra expliquer les règles à ses collaborateurs. Il doit faire preuve de transparence avec ses employés et discuter avec eux. Ils doivent comprendre que les intérêts de l’entreprise dépendent d’une bonne organisation des congés.

Planifier les départs en congés

En fonction des envies de départ en congé exprimées par les employés, le dirigeant doit tenir compte des ressources nécessaires. Les départs en congé des salariés ne doivent pas faire baisser la productivité de l’entreprise pour cela, il est important de mettre en place des astuces pour que la continuité soit assurée. Le manager doit appliquer les règles qu’il a préalablement instaurées. Il faut surtout veiller à ce que les mêmes compétences ne partent pas en congés au même moment.

Former, embaucher et muter

Les congés et les absences se concentrent souvent pendant les vacances scolaires et les périodes de fêtes. Pour éviter les problèmes de sous effectif, certaines entreprises prennent la décision de fermer leurs bureaux pendant 3 ou 4 semaines. Il est aussi possible de combler le manque d’effectif par des embauches avec un CDD, des intérims ou des mutations. En ce qui concerne l’embauche pour un contrat à durer déterminé, il est conseillé d’embaucher les remplaçants quelques semaines avant que l’employé n’aille en congé afin que le transfert de responsabilités se fasse progressivement.

La gestion des congés ne devrait pas être un casse-tête pour vous si vous êtes un manager qui suit l’ensemble des procédures et recommandations abordées dans cet article.

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